BÖLÜM 1
1.1. Giriş
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”), kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun işlenmesi ile ilgili önemli düzenlemeler getirmektedir.
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’ye iş başvurusunda bulunmuş olan çalışan adaylarının (“Çalışan Adayları”) kişisel verilerinin işlenmesi ve korunması hususu ile ilgili detaylı açıklama ve düzenlemeler KVK Politikamızda belirtilen hususlarla paralel olarak işbu Politika kaleme alınmıştır.
1.2. Amaç ve Kapsam
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışan adaylarının kişisel verileri işlenirken hangi kurallara uyması gerektiği; politikamızda düzenlenmekte olup muhatabı Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışan adaylarımızdır.
Bu Politika, Çalışan Adayları’nın kapsamakta ve Çalışan Adayları’nın otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla işlenen kişisel verilerine ilişkin uygulama alanı bulmaktadır.
BÖLÜM 2
2.1. İŞE ALIM VE YERLEŞTİRME SÜRECİNDE ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
Çalışan Adayları’nın işe alım sürecinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin özel düzenlemeler yer almaktadır.
a-) İşe Alım Sürecinde Toplanan ve İşlenen Kişisel Veriler
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi, iş başvurusunda bulunan Çalışan Adayları’nın aşağıdaki bilgilerini toplayabilecek ve işleyebilecektir:
• İsim, adres, doğum tarihi, e-posta adresi, telefon numarası ve diğer iletişim bilgileri,
• Özgeçmiş, ön yazı, geçmiş veya ilgili iş tecrübesi veya diğer tecrübe, eğitim durumu, transkript, dil test sonuçları veya iş başvurusuna ilişkin destekleyici veya açıklayıcı belgeler,
• Telefon gibi araçlarla veya yüz yüze görüşme yapılması durumunda görüşme sırasında elde edilen bilgilerin kayıtları,
• Önceki işverenlerden alınan referanslar veya aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontrol sonucu elde edilen bilgiler veya Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından yapılan araştırmalar sonucu elde edilen bilgiler,
• Yetenek ve kişilik özelliklerini tespit eden işe alım testlerinin sonuçları.
b-) Çalışan Adayları’nın Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından iş başvurusunda bulunan Çalışan Adayları’nın kişisel verileri aşağıdaki kapsamda toplanabilecek ve işlenebilecektir:
• Çalışan Adayı’nın niteliğinin, tecrübesinin ve ilgisinin açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
• Gerektiği takdirde, Çalışan Adayı’nın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip Çalışan Adayı hakkında araştırma yapmak,
• Herhangi bir mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak,
• Op. Dr. Evren Tevfik İşçi genelinde personel temin süreçlerini geliştirmek ve iyileştirmek.
c-) Çalışan Adayları’nın Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri
İşe alım sürecinde Çalışan Adayları’nın kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya bu yöntem ve vasıtalara ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilir:
• Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan dijital başvuru formu aracılığıyla,
• Çalışan Adayları’nın Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’ye e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler aracılığıyla,
• İstihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,
• Telefon gibi araçlarla veya yüz yüze görüşme yapılan hallerde, görüşme sırasında,
• Çalışan Adayları tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından yapılan araştırmalar sırasında,
• Uzman kişiler tarafından yapılan ve sonuçları incelenen yetenek ve kişilik özelliklerini tespit eden işe alım testleri aracılığıyla.
ç-) Çalışan Adayları Hakkında Araştırma Yapılması
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi hastalarına belirli bir riskin var olması ve gereken bilginin elde edilebilmesi için daha makul bir yöntem olmaması halinde, Çalışan Adayları hakkında araştırma yapılabilir.
Yapılacak araştırma genel olarak Çalışan Adayları’nın verdiği bilgilerin doğruluğunu tespit etmeye yönelik olacaktır.
Yapılacak araştırma kapsamında üçüncü kişilerle Çalışan Adayları’na ait kimlik bilgileri, iş ve eğitim tecrübeleri gibi gerekli kişisel veriler paylaşılabilir. Ayrıca, Çalışan Adayları hakkında üçüncü kişilerden kişisel veri elde edilebilir.
Çalışan Adayları, kendileri ile ilgili yapılacak araştırma hakkında her zaman Op. Dr. Evren Tevfik İşçi ile irtibat kurabilir.
d-) Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar
Çalışan Adayları hakkında işe alım sürecinde toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, Çalışan Adayı’nın ilgili açık pozisyonda istihdam edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına aktarılır.
BÖLÜM 3
3.1.ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir. Bu kapsamda kişisel veriler işlendikleri amaçla orantılı ve sınırlı olarak işlenir.
3.1.2.Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Çalışan Adayları’nın meşru menfaatleri dikkate alınarak, işlenen verilerin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik sistemler Op. Dr. Evren Tevfik İşçi bünyesinde oluşturulur.
3.1.2. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler açık ve kesin veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Kişisel veriler sadece bu amaçlar için gerekli olduğu kadar işlenmektedir. Verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulur.
3.1.3. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.
3.1.4. Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’nin bu yönde uyguladığı politika esaslarına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
BÖLÜM 4
4.1. ÇALIŞAN ADAYLARI’NIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışan adaylarını; kendileri hakkında işlenen kişisel verilerin hangileri olduğu, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve sebeplerle işleneceğini, kişisel verilerin hangi kaynaklardan toplandığını, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirir. Kişisel verilerin işlenmesinden önce açık rıza alma işleminin tamamlanması gerekmektedir.
KVK Kanunu’nda yer alan şartlardan en az birisine dayalı olarak bu veriler işlenir. Bu şartlar;
• Çalışanın açık rızasının olması,
• Veri işlemenin ilgili kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,
• Fiili imkânsızlık sebebiyle çalışanın açık rızasının alınamaması,
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Kişisel verinin kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi
Çalışan Adayı’nın açık rızası olması halinde özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir.
4.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Açık Rıza Olmaksızın İşlenebileceği Haller
Çalışanın açık rızası bulunmayan durumlarda sağlık verilerini, aşağıdaki durumlarda Op. Dr. Evren Tevfik İşçi işleyebilir:
• Çalışanın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, sadece kanunlarda öngörülen hallerde,
• Çalışanın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.
BÖLÜM 5
5.1.ÇALIŞAN ADAYI’NIN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahipleri Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından bilgilendirilir. Bu kapsamda varsa Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’nin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Çalışan Adayları’nın sahip oldukları haklar kendilerine bildirilir.
Çalışan Adayları’nın, kişisel verilerine ilişkin bilgi talep etmesi halinde, Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından gerekli bilgilendirme yapılır.
BÖLÜM 6
6.1.KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU
Bu Politika kapsamında, Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından Çalışan Adayları’nın aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri işlenir ve/veya işlenebilir.
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU | KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA |
| Kimlik Bilgisi | Ad-Soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport v.b. belgeler |
| Çalışan Adayı Bilgisi | Çalışan adaylarının işe alım süreçlerinde uygun pozisyon için değerlendirilebilmesine temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri (eğitim bilgisi, referans bilgisi dahil). |
| İletişim Bilgisi | Telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi bilgiler |
| FizikselMekân GüvenlikBilgisi | Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b. |
| Görsel/İşitsel Bilgi | Fotoğraf ve kamera kayıtları(Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler |
| Özlük Bilgisi | Çalışan Adayları’nın özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri |
| Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’ye yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler |
6.2. KİŞİSEL VERİLERİN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AKTARILMASI
Kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınarak üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
a-) Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, veri işleme amaçları doğrultusunda, veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
Çalışan Adayı’nın açık rızası yok ise aşağıdaki hallerin varlığı durumunda kişisel veriler üçüncü kişilere aktarabilir:
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Çalışan Adayı’nın veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’nin bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmek için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, Çalışan Adayı tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• Çalışan Adayı’nın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Op. Dr. Evren Tevfik İşçi meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
b-) Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Çalışan Adayı’nın açık rızası var ise veya Çalışan Adayı’nın açık rızası yok ise;
• Çalışan Adayı’nın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken,siyasidüşünce,felsefiinanç,din,mezhepveyadiğerinançlar,kılıkvekıyafet, dernek,vakıfyadasendikaüyeliği,cezamahkûmiyetivegüvenliktedbirleriyleilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
• Çalışan Adayı’nın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla ve sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenecek şekilde aktarılabilir.
c-) Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine.
Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.
| Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı |
| Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | İlgili mevzuat hükümlerine göre Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’nin bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |
| Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümlerine göre Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak |
BÖLÜM 7
a-) KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için belirtilen süreye uygun davranmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
b-) KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek şekilde tüm tedbirleri almaktadır.
Gerekli korumaları sağlayan çalışanlarla; gizlilik sözleşmesi/taahhütnamesi imzalaması veya iş sözleşmelerinde bu kapsamda hükümlere yer verilmesi ve bu kişilerin sorumlulukları hakkında sürekli olarak eğitilmesi sağlanır.
BÖLÜM 8
8.1.Çalışan adaylarının Kanuni Hakları
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
8.2. Kişisel Verilere ilişkin Kanuni Hakların Kullanılmasına ilişkin Esaslar
Çalışan adaylarımız, sitemizde yer alan veri başvuru formu ile Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’ye başvurarak kanuni haklarını kullanabilirler.
BÖLÜM 9
UYUŞMAZLIK
− KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
