BÖLÜM 1
1.1. Giriş
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”), kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun işlenmesi ile ilgili önemli düzenlemeler getirmektedir.
1.2. Amaç ve Kapsam
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışanlarının kişisel verileri işlenirken hangi kurallara uyması gerektiği; politikamızda düzenlenmekte olup muhatabı Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışanlarımızdır.
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi ile ilişkisi devam eden çalışanların yanı sıra hala kişisel verileri işlenmekte olan eski çalışanlar Politikamız kapsamındadır.
BÖLÜM 2
2.1. İş İlanı Verme ve Başvuru Süreçlerinde İzlenmesi Gereken Adımlar
2.1.1. Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumlu Olması
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi, kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için toplanan kişisel verilerin hangi amaçla toplandığı hususunda çalışan adayları bilgilendirirler. Toplanan kişisel verilerin kullanım ve paylaşım amaçları açıkça belirtilir.
İşe alım sürecinde; kişisel veri toplamak amacıyla hazırlanan formlar açık pozisyon türüne göre değerlendirilir. Adayın işe alımı onaylanmadan hazırlanan formlarda yer alan hususlar haricinde kişisel veriler istenmemelidir.
2.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından, kanuni zorunluluk veya işin niteliği gereği olanlar hariç, işe alım sürecinde özel nitelikli kişisel veriler işlenemez. Kanuni zorunluluk nedeniyle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekiyorsa, ancak bu kapsama uygun düşen özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir. Özel nitelikli kişisel verileri kullanım amacı hakkında başvuru formuyla aday bilgilendirilir.
2.1.3. İşe Alım Görüşmesi Sırasında İzlenmesi Gereken A dımlar
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi; çalışan adayları ile telefon veya yüz yüze işe alım görüşmesi gerçekleştirebilirler. İşbu işe alım görüşmesi sırasında toplanan kişisel verilerin kayıt altına alınma ve kullanım amacı hakkında işe alım görüşmesini gerçekleştiren çalışan bilgilendirilecektir.
2.2. Adayların Kişisel Verilerinin Saklanması ve Güvenliği
2.2.1. Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasına ilişkin gösterdiği özeni aynı şekilde işe alım sürecinde işe başvuran adaylara da göstermektedir. Bu kapsamda aşağıdaki önlemler alınır:
• Elektronik ortamda iletilen başvurular sadece işe alım sürecinden sorumlu olan kişi/kişiler tarafından erişilebilen dizin veya sistemlere kaydedilir.
• E-mail aracılığıyla iletilen başvuruların, insan kaynaklarından sorumlu yetkili kişiye iletilmesi sağlanır. Elde edilen fiziki belgelerin güvenliği sağlanır.
2.2.2. İşe Alım Sürecine İlişkin Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
İşe alım sürecine ilişkin çalışan adayın kişisel verilerini, bu verilerin işlenme amaçlarına uygun olan bir süre boyunca Op. Dr. Evren Tevfik İşçi saklar. İş hukuku ve diğer ilgili mevzuatlara uyumlu olarak, kişisel veriler, Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda veya adayın talebi üzerine silinir,yok edilir veya anonim hale getirilir.
2.2.3. İşe Alım Süreci Olumsuz Sonuçlanan Çalışan Adayların Kişisel Verileri
İşe alım süreci olumsuz sonuçlanan çalışan adayların başvuruları ileride açılabilecek pozisyonlar için değerlendirmek amacıyla adayların kişisel verilerini kayıtlarda tutabilirler. Bu amaçla kişisel veri tutulması halinde; bu konuda iş başvuru formunda çalışan adaylarının bilgilendirilmeleri ve talep etmeleri durumunda bilgilerin kayıtlardan silinebileceğini belirtilmesi gerekmektedir.
BÖLÜM 3
3.1.Çalışanların Bilgilendirilmesi ve Kişisel Veri İşleme Şartları
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi çalışanlarını; kendileri hakkında işlenen kişisel verilerin hangileri olduğu, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve sebeplerle işleneceğini, kişisel verilerin hangi kaynaklardan toplandığını, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirir. Kişisel verilerin işlenmesinden önce açık rıza alma işleminin tamamlanması gerekmektedir.
KVK Kanunu’nda yer alan şartlardan en az birisine dayalı olarak bu veriler işlenir. Bu şartlar;
• Çalışanın açık rızasının olması,
• Veri işlemenin ilgili kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,
• Fiili imkânsızlık sebebiyle çalışanın açık rızasının alınamaması,
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Kişisel verinin kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
3.2.Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi
Çalışanın açık rızası bulunmayan durumlarda sağlık verilerini, aşağıdaki durumlarda Op. Dr. Evren Tevfik İşçi işleyebilir:
• Çalışanın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, sadece kanunlarda öngörülen hallerde,
• Çalışanın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.
3.3. Sağlık Verilerinin Zorunlu Olmadıkça İşlenmemesi ve Ayrı Saklanması
Çalışanların kaza ve hastalık raporları olmak üzere; çalışanların sağlık verileri, diğer kişisel verilerinden ayrı olarak saklanır.
3.3.1. İşe Alınması Muhtemel Olan Adayların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin İşlenmesi
İşe alınması muhtemel olan adayların söz konusu işe uygun olup olmadığına karar vermek için ilgili adaya sağlıkla ilgili testler yapılmasını Op. Dr. Evren Tevfik İşçi talep edebilir. Bu testleri herhangi bir kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi veya muhtemel çalışanın tabi olacağı sigorta türünü belirlemek için de yapabilir.
3.3.2. Çalışanların Muayene ve Testler Aracılığıyla Sağlık Verilerinin Toplanması
İş sağlığı ve güvenliği programı kapsamında tıbbi muayene ve testler aracılığıyla çalışanlara ait sağlık verileri toplanabilir. Yasal mevzuata göre zorunlu muayene ve testler dışında kalan muayene ve testlere katılmak, çalışanın kendi seçimine bırakılır.
BÖLÜM 4
4.1. ÇALIŞAN VERİLERİNİN İŞLENMESİ
Çalışan kişisel verilerini aşağıda belirtilen amaçlarla ilgili Op. Dr. Evren Tevfik İşçi işlemektedir:
• Çalışanlarına sağlanan yan hakların ve menfaatlerin planlanması ve takibi süreçlerine destek olunması,
• Çalışanlarının ücret yönetimi ve prim süreçlerinin planlanması konusunda,
• Stratejik insan kaynaklarının planlanması, yedekleme süreçleri ve organizasyonel gelişim faaliyetleri konusunda destek olunması,
• Çalışanlarının eğitim ve yetenek yönetimi faaliyetlerinin planlanması süreçlerine destek olunması,
• Etkinlikler düzenlenmesi,
• Faaliyetlerin politikalarına ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi konusunda denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
4.2. Op. Dr. Evren Tevfik İşçi Yapısı Değişikliği İçin Çalışanların Kişisel Verilerinin Paylaşılması
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi yapı değişikliği amacıyla çalışanların kişisel verilerini paylaşma gereksinimi duyulduğu takdirde; öncelikle bu kişisel verilerin mümkün olduğu ölçüde anonimleştirilerek paylaşılmasını sağlar.
BÖLÜM 5
5.1.Elektronik Posta Kullanımına İlişkin Kişisel Verilerinin İşlenmesi
Çalışanların kurumsal e-postalarının kullanımına yönelik faaliyetleriyle alakalı kişisel verilerini Op. Dr. Evren Tevfik İşçi işleyebilir. Bu kişisel veri işleme faaliyetlerinin kapsamı konusunda çalışanların açık bir şekilde bilgilendirilmesi gerekmektedir.
5.2. Elektronik Haberleşme İşlemlerine İlişkin İşlenen Kişisel Verilerin Saklama Süresi
İşlenen kişisel veriler, iş sözleşmesi süresi boyunca ve sözleşmenin bitiminden itibaren gerçekleştirilen faaliyetin niteliğine göre ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlığın gerektirdiği zamanaşımı süresi boyunca saklanabilir.
5.3. İnternet Kullanımına İlişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi
İş yerindeki internet kullanımına ilişkin sınırlamalar getirebilir ve bu sınırlamalara uyulup uyulmadığını Op. Dr. Evren Tevfik İşçi denetleyebilir ve kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında çalışanlar açık bir şekilde bilgilendirilir.
5.4. İş Yerinde Güvenlik Kamerası Uygulaması
İş yerlerinin güvenliğini sağlamak amacıyla çeşitli noktalara güvenlik kameraları Op. Dr. Evren Tevfik İşçi tarafından yerleştirilmektedir.
BÖLÜM 6
6.1.Çalışanların Kanuni Hakları
Çalışanlarımız aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
6.2. Çalışanların Kanuni Haklarını Kullanmalarına ilişkin Esaslar
Çalışanların kanuni haklarını kullanabilmelerini ve yapacakları başvurulara en geç 30 gün içerisinde cevap verilmesi gerektiği hakkında çalışanlar bilgilendirilir.
BÖLÜM 7
7.1. Çalışanların Kişisel Verilerinin Üçüncü Kişilerle Paylaşımına İlişkin Genel Kurallar
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi dışından gelen veri paylaşım taleplerinin (adli makamlar, idari makamlar, sigorta şirketi talepleri gibi) gerçekliği ve doğruluğunun teyidi konusunda; gelen veri paylaşım taleplerinin yazılı olarak gerçekleştirilmesi zorunludur.
Çalışanların kişisel verilerinin paylaşılması hususunda hukuki bir yükümlülüğün söz konusu olması halinde, bu hukuki yükümlülüğün kapsamına uygun şekilde kişisel veri paylaşımı yapılmalıdır.
Çalışanların kişisel verileri ancak aşağıdaki şartlardan birisinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilir:
• Veri sahibinin açık rızasının olması,
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumdaysa veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Hukuki bir yükümlülüğün yerine getirilmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
7.2. ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN SAKLANMA SÜRESİ
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için belirtilen süreye uygun davranmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
7.3.KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Op. Dr. Evren Tevfik İşçi yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek şekilde tüm tedbirleri almaktadır.
Gerekli korumaları sağlayan çalışanlarla; gizlilik sözleşmesi/taahhütnamesi imzalaması veya iş sözleşmelerinde bu kapsamda hükümlere yer verilmesi ve bu kişilerin sorumlulukları hakkında sürekli olarak eğitilmesi sağlanır.
BÖLÜM 8
KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU
Politikamız kapsamında, “https://evrenisci.com/” adresinde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”nda belirtilen kişisel veri kategorizasyonlarına ek olarak çalışanların aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel verileri işlenmektedir.
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU | KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA |
| Çalışan Bilgisi | Çalışanların istihdamları süresince Op. Dr. Evren Tevfik İşçi ve çalışanların ticari ve hukuki güvenliğinin sağlanması amacıyla yürütülen faaliyetler kapsamında işlenen kişisel veriler (eğitim bilgisi, medeni durum bilgisi,referans bilgisi dahil). |
| Çalışan Adayı Bilgisi | Çalışan adaylarının işe alım süreçlerinde uygun pozisyon için Değerlendirilebilmesine temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik İşlenen her türlü kişisel veri(eğitim bilgisi, referans bilgisi dahil). |
| Özlük Bilgisi | Op. Dr. Evren Tevfik İşçi’nin insan kaynakları politikalarının oluşturulması, iyileştirilmesi ve bu faaliyetlerin denetimi kapsamında işlenen her türlü kişisel veri |
BÖLÜM 9
UYUŞMAZLIK
− KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
